Die Herausforderung
Eine typische britische Kanzlei bezahlt drei Werkzeuge: eines für das Hauptbuch, eines für die Belegerfassung und eines für die Prüfung. Die Arbeit wandert per Export und Import zwischen ihnen, und bei jeder Übergabe schleichen sich Fehler ein.
Das Ziel
Ein System, das eine Rechnung vom Posteingang bis zum gebuchten Beleg und später bis zur Umsatzsteuererklärung bringt, und dabei die Mandantendokumente auf Infrastruktur hält, die wir selbst kontrollieren.
Was wir gebaut haben
- Jeder Mandant erhält eine eigene Eingangsadresse. Dorthin gesendete Dokumente werden automatisch erfasst.
- Unsere eigene OCR-Pipeline liest sie: Text-PDFs nehmen einen schnellen Weg, Fotos und Scans werden begradigt und von offenen OCR-Modellen in einer Sandbox ohne Netzwerkzugang gelesen.
- Lieferant, Datumsangaben, Summen und der Steuersatz jeder Position werden extrahiert und mit Begründung dem richtigen Lieferanten und Konto zugeordnet.
- In der Prüfansicht ist jede Zahl im Originaldokument markiert, und ein Klick bucht den Beleg in ein doppeltes Buchführungssystem.
- Schwierige Dokumente können an ein LLM gehen: standardmäßig an ein lokales Modell, an ein gehostetes nur, wenn die Kanzlei zugestimmt hat.
Die schwierigen Stellen
Buchhaltungsdaten dürfen niemals zwischen Mandanten durchsickern.
Postgres Row Level Security auf jeder Mandantentabelle und ein hashverketteter Audit-Trail.
Änderungen an der OCR können die Extraktion unbemerkt verschlechtern.
Ein Regressionstest mit 200 Dokumenten, der bei jedem Push läuft.
Langsame OCR passt nicht zu einer serverlosen Web-App.
Schnelle Webaufgaben auf Vercel, aufwendige Dokumentverarbeitung auf einem separaten Worker.
Das Ergebnis
Zeynoc Ledger ist unter ledger.zeynoc.com live. Die erste produktive Buchung erfolgte im September 2026. Als Nächstes folgen Bankanbindung und Making Tax Digital.